اذا اردنا ان نكتب تقرير يجب ان نعرف
جواب السؤال التالي :
ما هو التقرير؟
ان التقرير هو الوسيلة التي من خلالها يتم
عرض البيانات والمعلومات والحقائق العلمية وغيرها ، سواء كان بأسلوب الكتابة
العلمية مثل الأبحاث العلمية ، أو يكون تقرير محاسبي سنوي أو شهري أو أسبوعي سواء
كان بالشركة أو في المؤسسات الكبرى، مثلا : التقارير المالية والمصرفية
انواع التقارير
تعددت انواع التقارير كالتقارير
المالية والمصرفية والتقارير المرضية والطبية،
والتقارير البحثية والتقارير الهندسية
وتقارير نتائج الفحوصات ، والتقارير الصحفية والاعلامية ، والتقارير القانونية
وغيرها فكل مجال من هذه المجالات يحتاج إلى التقارير التي تصدر من الجهة المختصة
بإصدار التقارير لكي يحتفظ بالمعلومات.
قواعد كتابة التقرير
توجد هناك العديد من القواعد والأسس
لكتابة التقرير، ومن أهم تلك القواعد :
1- الهدف الرئيسي الذي كتب التقرير من اجله
ان الهدف الرئيسي من كتابة التقرير هو لحفظ
المعلومات ونقلها في أي من المجالات ان كان المجال الذي تستخدم فيه علمي او طبي او
أي من الاقسام السابقة أعلاه ، لذلك يصبح من الضروري أن يكون ذلك الهدف واضح ويسهل
على المقابل او المتلقي ان يستوعبه ويفهمه
ويقتنع به وإلا فان التقرير لا يستفاد منه ويصبح بدون جدوى.
2- ان يكتب التقرير بإيجاز
كلما كانت كتابة التقرير بشكل مختصر
كان العرض أسهل واسرع في القراءة ، أي ان : “خير الكلام ما قل ودل”، ولكن ليس
بمعنى الاختصار الذي يجعل التقرير مبهم و يحتاج لشرح اكثر من المطروح أويحتاج الى
أرقام أو تفاصيل توضح أبعاد الموضوع بدقة.
3- دقة المعلومات المكتوبة داخل
التقرير
يجب ان تكون هناك مراعاة للدقة في
كتابة المعلومات والإحصائيات و البيانات والأرقام والأسماء والتفاصيل و الخ ..،
وقبل ان ننتهي من كتابة التقرير لابد من مراجعة ما كتبناه داخل التقرير وإضافة
المصادر التي اقتبسنا منها المعلومات وذلك لزيادة قوة ومصداقية التقرير وكفاءة
المحتوى المكتوب بالتقرير.
4- طريقة عرض النتائج العامة المذكورة
في للتقرير
إذا كان الغرض من التقرير هو الدراسة
أو الابحاث يجب أن تتم الإشارة الى النتائج بشكل مفصل ووافي نوعا ما وموجز وواضح
في القت نفسة حتى يحقق اقصى استفادة من ذلك التقرير ويعتمد على نتائجة ويستدل به
لاحقاً في التقارير والأبحاث كمصدر من مصادر المعلومات.
مكونات التقرير
س/ ما هي مكونات التقرير؟
1- مقدمه التقرير
مقدمة التقرير تحتوي على الهدف العام
من كتابة التقرير والملخص الموجز الذي يكون في حدود نصف صفحة من التقرير ، بحيث يكون
بها عنوان التقرير والغلاف واسم الكاتب للتقرير.
2- محتوى وموضوع التقرير
في هذا الجزء يتم عرض المعلومات والإحصائيات والبيانات والتفاصيل والرسوم
والجداول والصور وأدوات الدراسة وبيانات التحليل.
3- نهاية التقرير او
(الخاتمة)
تتضمن نهاية التقرير على النتائج
النهائية للقيم والعمليات الحسابية التي
تم تناولها في كتابة التقرير والتوصيات من وجهة نظر الكاتب او الباحث وخاتمة
التقرير، والمصادر هذا إن استند التقرير إلى مصادر مقتبس منها.
ما هي خطوات اللازمة في كتابة التقرير؟
1- جمع وتنظيم المعلومات من اكثر من مصدر
وان يكون المصدر موثوق .
2- اعادة ترتيب الافكار بأسلوب متسلسل وذلك
من بعد البحث الشامل والتقصي عن المعلومات وجمعها .
3- ان تكتب و تحضير المسودة لكتابة
للتقرير.
4- مراجعة المسودة المكتوبة وترتيبها
من جديد بشكل سلس و متسلسل.
5- مراجعة التقرير المكتوب لغوياً وإملائيا
ونحوياً وتحديد حجم الخط (Font)
المناسب.
6- تنظيم الغلاف والمراجع التي استخدمت
في كتابة التقرير.
7- إضافة الترقيم والفهرس والملحق إن
وجد.
بعد الخوض في ما ذكر من اليات كتابة
التقرير نستطيع ان نلخص كتابة مقدمة التقرير في ثلاث خطوات :-
- تكتب مقدمة التقرير في الصفحة الثانية بعد الاسم والعنوان للتقرير.
- وقت كتابة المقدمة تكتب بعد الانتهاء من التقرير تماماً وذلك لأنها تحتوي على أهم ما تناوله هذا التقرير، ولابد أن يتم عرض المقدمة بشكل متسلسل وسلس وواضح ومختصر.
- في كتابة البداية للمقدمة للتقرير لابد أن يذكر الهدف الأساسي والرئيسي للتقرير بشكل مفهوم للقارئ وما يحتويه التقرير قبل القراءة ، و يوضح بها ما هي أهم العناصر التي تناولها التقرير والذي سيشتمل عليها ، ومن المهم أن تكون المقدمة مختصرة وأن تكون بشكل متسلسل و متتالي وبعيدة عن الغموض أو التحيز أو الأحكام الشخصية والانفعالية.
- أن تتضمن المقدمة للتقرير أهم الأدوات التي استخدمت في التقرير من النظريات العلمية والقوانين او الثوابت أو أدوات التحليل.
يمكن ان تقسم المقدمة إلى ثلاثة أجزاء رئيسية عند الكتابة :-
الجزء الاول: ان تتضمن موضوع التقرير بشكل عام، والاهداف والأسباب في إعداد ذلك
التقرير.
الجزء الثاني: ان تتضمن أهم ما يذكر في فصول أو أجزاء ذلك التقرير.
الجزء الثالث: ان هذه الفقرة غالباً ما يتم عرض بها أبرز الصعوبات والعقبات التي
واجهت الكاتب أثناء الحصول على المعلومات المطلوبة من أجل الحصول على النتائج
المرجوه.